Медицинская консультация

Последний номер журнала

Время – деньги

Время – деньги

Проблема дефицита времени возникла не вчера и не сегодня. Философ Луций Аней Сенека, живший почти две тысячи лет назад, писал о времени как о нашем «единственном и быстротечном достоянии», которым мы позволяем завладевать первому встречному. И признавался, что ведет себя подобно человеку расточительному, но аккуратному: не умеет планировать наперед, зато фиксирует, на что потрачены прошедшие часы и минуты. А какие у вас отношения со временем? Вы умеете распределять задачи так, чтобы не жалеть о безвозвратно ушедших днях, или по привычке откладываете все «на потом», постоянно спешите и не успеваете, а при взгляде на календарь, где красным обведены крайние сроки, слышите скрипучий голос из детской киносказки: «До-олжо-о-ок!»? А может, чувствуете себя единственной лошадью в послевоенном селе, на которой и в лес за хворостом, и в поле с бороной, и в соседний город за письмами…

Прочтите еще раз заголовок статьи. Эти слова, приписываемые Бенджамену Франклину, давно уже стали общеизвестной истиной. Давайте попробуем вложить в нее новый смысл. Наверняка у вас есть навыки обращения с деньгами. Примените тактику «переноса» и начните использовать те же шаблоны по отношению ко времени.

Что вы будете делать, если заметите, что вам постоянно не хватает денег? Конечно же, оцените уровень своих доходов и проанализируйте, на что уходят средства: какие траты неизбежны, какие необходимы, а каких можно избежать. После этого можно распределить бюджет так, чтобы хватало и на еду, и на транспорт, и на подарки, и на развлечения.

Так же поступите и со временем. Представьте, что вы получили зарплату. Итак, на месяц вам «выдано» 720 часов, из них 240 отведено на сон. Остается 480 часов – «сумма» немаленькая, главное - правильно ею распорядиться!

«Крупная покупка»

Известно, что крупные покупки следует совершать сразу после зарплаты, иначе деньги незаметно разойдутся, и вы снова останетесь без нужной вещи. Выделите в списке своих дел то, которое давно ждет воплощения и требует серьезных затрат времени (ремонт в квартире, работа над новым масштабным проектом, поиск новых поставщиков и т.д.). Найдите для него место в вашем расписании. Скорее всего, вы не сможете выполнить всю работу сразу. В таком случае разбейте ее на несколько этапов и определите сроки для каждого.

Если важных дел несколько, трезво оцените, сможете ли вы справиться со всеми. Не стройте нереальных планов, лучше сразу перенесите невыполнимое на другое время.

«Коммунальные услуги»

Согласитесь, оплата счетов никому не доставляет удовольствия, однако эта «безрадостная» трата необходима. Вот и среди ваших профессиональных и домашних обязанностей есть такие, которых никак не избежать. По возможности оставьте для них в своем расписании утренние часы, чтобы не откладывать в долгий ящик и не затягивать (вот доделаю это, потом то и тогда уж…). Расправьтесь с ними побыстрее!

Кстати, постоянные расходы заставляют задуматься об экономии. Вы давно собирались и наконец поставили счетчик и теперь меньше платите за воду? Перенесите этот опыт в сферу времени! Проанализируйте свои рутинные обязанности и решите, от каких привычно выполняемых операций можно отказаться (например, еженедельное заполнение бланков заказов можно компьютеризировать, мытье посуды перепоручить подросшей дочери).

Вложение под проценты

Еще раз изучите свое расписание и сделайте несколько «временных вложений».

Скажем, вы уже привыкли работать с компьютером, но стоит сделать шаг вправо-влево от привычных манипуляций – и приходится звать на помощь системного администратора. Попросите у него или скачайте из Интернета руководство пользователя по интересующей вас программе и посвятите несколько вечеров изучению возможностей вашей машины.

Каждый раз тратите по полчаса на поиски нужного документа в ящиках своего стола? Рассортируйте бумаги и разложите по разным папкам. И не забудьте эти папки надписать!

Не переплачивайте

По утверждению Сирила Норткота Паркинсона, всякая работа занимает все отведенное на нее время. Если при планировании вы постоянно «накидываете» на выполнение каждого задания десяток-другой минут, будьте уверены – работа растянется и на добавленное время. В дальнейшем постарайтесь отводить на свои дела на пять минут меньше. Если укладываетесь, то отнимайте еще и еще, пока не убедитесь, что быстрее эту работу сделать невозможно.

Разумеется, на вашем пути могут возникнуть неожиданные трудности или же, наоборот, откроются новые возможности, не предусмотренные графиком. Поэтому расписание лучше составлять, пользуясь правилом 60:40, а именно: 60% времени отведите на запланированные дела, 20% - на спонтанную активность, еще 20% - на возникшие по ходу дела затруднения или вмешательство неучтенных факторов. Если же «излишки» останутся невостребованными, потратьте их на менее важные дела или прогуляйте в свое удовольствие!

Копейка гривню бережет

Не разбрасывайтесь даже самыми мелкими промежутками времени, помните: «делать быстро – значит делать без пауз». Переходите от одного дела к другому без лишних перерывов. Отдохнете, когда наступит специально отведенное для этого время. Чтобы не накапливалась усталость, чередуйте механическую работу с творческой, «перебивайте» долгую писанину деловыми звонками.

С толком используйте даже вынужденные «простои» берите с собой книжку, чтобы почитать в очереди; стоя в пробке, делайте гимнастику для лица). Носите с собой блокнот с расписанием дел на день; в свободную минутку просматривайте список, вычеркивайте сделанное и вносите коррективы в оставшееся.

Мы не так богаты, чтобы покупать дешевые вещи

Вы считаете, что тратить по десять-пятнадцать минут в день на составление планов и ведение учета – непозволительная роскошь? Специалист по грамотному использованию времени, автор книги «Искусство успевать» Алан Лакейн прямо заявляет: «Когда у нас не хватает времени для планирования, мы должны выделять время для планирования!» Иначе, вместо того чтобы направить свою энергию на решение по-настоящему важных проблем, вы будете постоянно вязнуть в сиюминутных малозначительных делах и к концу дня чувствовать себя обессиленными, измотанными и… совершенно неэффективными. Особенно опасно это в работе руководителя, потому что от его умения организовать работу зависят результаты трудов всего коллектива.

Простой и эффективный инструмент, который поможет правильно расставить приоритеты, - так называемая матрица Эйзенхауэра.

 

 

СРОЧНЫЕ ДЕЛА

НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА

 

I. Срочное и важное

II. Важное, но несрочное

В
А
Ж
Н
Ы
Е

Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи

Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов

 

III. Срочное, но неважное

IV. Не срочное и неважное

Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е

Прерывания, перерывы
Некоторые звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность

Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые звонки

«Пожиратели» времени
Развлечения

 

 

Распределите свои рабочие задачи по предложенному образцу, оценивая их по двум критериям: важность и срочность.

Дела первой категории требуют немедленного исполнения, так как их игнорирование может привести к катастрофе. Приступите к ним, не откладывая, и непременно доведите до конца.

Для дел второй категории следует выделить время при долгосрочном планировании: на неделю, месяц. Однако если откладывать их до бесконечности, то они перейдут в первую категорию, и их придется выполнять срочно, что непременно отразится на качестве. Подумайте, не можете ли вы перепоручить их – целиком или частично – кому-то из своих подчиненных.

В третью категорию попадают задачи, которые требуют срочного выполнения, но зачастую не способствуют продвижению дела. Вовремя распознав такую работу, вы можете найти более подходящую кандидатуру для ее выполнения, а сами сосредоточьтесь на делах первой категории.

Четвертая категория – как правило, те дела, которые выполнить несложно. Однако взгляните правде в глаза – действительно ли это необходимо? Не прячетесь ли вы за выполнением рутинной работы от реально необходимых задач? Поручите это кому-то или просто вычеркните из списка своих дел.

Планирование или учет?

Что делать, если вы не умеете планировать, все ваши расписания получаются нереалистичными, и вы в очередной раз нарушив свой «бюджет», еще больше расстраиваетесь? Возьмите пример с Сенеки. В течение дня отмечайте, сколько времени ушло на то или иное дело. Определите, на что вы тратите много времени, отвлекаясь на посторонние разговоры, онлайновые «пятиминутные» компьютерные игры или второстепенные детали.

Поначалу результат может вас ошеломить. Узнав, сколько времени реально идет «в отходы», некоторые впадают в депрессию. Однако не рассматривайте свою неорганизованность как поражение. Это всего лишь повод перестроить свою деятельность и впредь действовать более эффективно. Работать со стопроцентным КПД, невозможно, это, к сожалению, противоречит природе. Даже русский ученый Александр Любищев, на протяжении 56 лет учитывавший каждую потраченную минуту и всю жизнь посвятивший достижению одной цели, признавал, что средняя производительность его труда – около 5 часов чистого времени в сутки.

Обнаружив «хронофагов» (пожирателей времени), безжалостно с ними расправьтесь. Назойливые посетители, разговорчивые подружки, ненужные телевизионные программы и бесполезные газетные статьи, книги, которые вы дочитываете просто «по инерции», собственная лень… Найдите способ борьбы с каждым из них. Одолев «хронофагов», вы увидите, сколько чистого времени расходуете на необходимые дела, и сможете правильно спланировать свой «бюджет».

Главное - не ждите следующей «зарплаты». Начните правильно распоряжаться своим временем прямо сейчас!

 Статья из журнала "Фармацевт Практик"

Дата публикации: 11 Мая 2018

Нравится